Wertvolle Vertriebsressourcen bleiben in deutschen Mittelstandsunternehmen ungenutzt. Ein effizienter Vertrieb stellt für jedes Unternehmen einen zentralen Wettbewerbsvorteil dar. Diesen Zusammenhang haben viele mittelständische Unternehmen noch nicht verinnerlicht. Wie kann die Effizienz erhöht werden und wie können Unternehmen einen Spitzenvertrieb entwickeln? Mit dem Analyseverfahren werden versteckte Ressourcen und Entwicklungspotenziale objektiv sichtbar gemacht.
Als Audit (lateinisch audire, hören ) werden allgemein Untersuchungsverfahren bezeichnet, die dazu dienen, Prozesse hinsichtlich der Erfüllung von Anforderungen und Richtlinien zu bewerten. Weiterhin dienen sie der Erfassung von Entwicklungstrends und geben den Initiatoren von Veränderungen wichtige Rückmeldungen über die Wirksamkeit ihrer eingeleiteten Maßnahmen. Heute werden in vielen Bereichen von Unternehmen Audits durchgeführt. Zum Beispiel im Bereich Finanzwesen, Produktion, Kundenmanagement, Qualitätsmanagement, Umwelt, Compliance-, System-, Prozess-, Verfahrens-,Produkt-, und Projektaudit. Dies erfolgt häufig im Rahmen eines Qualitätsmanagements. Im Rahmen des Qualitätsmanagements haben Audits bisher eher Prüfungscharakter.
Das Vertriebsaudit als Bestandaufnahme
Ein Bereich, der in den Unternehmen nicht erschlossen ist, ist der Vertriebsaußendienst. Dieser hat in vielen Unternehmen eine Sonderrolle. Die Außendienstler werden oft als eine besondere Spezies wahrgenommen, welche für viele Teile des Unternehmens oft nicht greifbar sind. Deshalb liegen häufig die größten Effizienzreserven im Vertrieb verborgen.
Nachhaltiger Vertriebserfolg basiert immer auf dem Zusammenspiel zwischen dem Faktor Mensch und der Organisation des Unternehmens. Ein exzellenter Vertrieb ist der Garant für die Wettbewerbsvorteile von morgen. Der effiziente Vertrieb ist die unmittelbare Voraussetzung für unternehmerischen Erfolg. Werden Vertriebsziele nicht erreicht, ist es für die Verantwortlichen erforderlich, die genauen Ursachen zu eruieren. Aber diese sind oftmals nicht auf den ersten Blick zu identifizieren.
Das Vertriebsaudit ist ein Performanceaudit und nimmt eine objektive und systematische Überprüfung der Zielerreichung/Effektivität vor und prüft, ob die eingesetzten Ressourcen ökonomisch und effizient verwendet werden. Es handelt sich also um eine systematische Einschätzung von Kompetenzen und Potenzialen des Vertriebs, im Hinblick auf den strategischen Erfolg des Unternehmens. In der öffentlichen Wahrnehmung ist das Vertriebsaudit relativ neu. Ein digitales Verfahren besteht seit 2015.
Wie unterstützt ein Vertriebsaudit die Arbeit von Vertriebsführungskräften in den einzelnen Bereichen einer Vertriebsorganisation?
Angesichts des immer stärker werdenden Wettbewerbs nimmt der Druck auf die Vertriebsorganisation noch mehr zu. Die Qualität der Vertriebsorganisation beeinflusst entscheidend das zukünftige Unternehmensergebnis. Allerdings bleiben viele Vertriebsressourcen immer noch ungenutzt. Verbesserungen werden oft als Einzelmaßnahmen angepackt und die Weiterentwicklung auf kurzfristige Erfolge ausgerichtet. Das führt zur Überforderung und Frustration der Vertriebsmitarbeiter.
Einsatzmöglichkeiten des Vertriebsaudits sind:
- Strategische Neuausrichtung
- Wechsel in der Vertriebsleitung / Geschäftsführung
- Unternehmenszusammenschlüsse
- Umstrukturierungen
- Performancesteigerungen
Wie ist ein Vertriebsaudit konkret aufgebaut und was sollte es leisten?
Das Vertriebsaudit erfasst systematisch Kompetenzen, Potenziale, Strukturen und Rahmenbedingungen des Vertriebs im Hinblick auf den strategischen Unternehmenserfolg. Das online gestützte Vertriebsaudit 360° analysiert 16 Vertriebsdimensionen mit insgesamt 80 Themenfeldern. Für das bessere Verständnis des Lesers stellen wir exemplarisch aus jeder Dimension eine Frage vor.
Marketingstrategie: Sind Sie über folgende Kanäle (Internet, Social Media, Newsletter, Kundenzeitschrift…) dauerhaft im Kontakt mit Ihrer Wunschzielgruppe?
Vertriebsstrategie: Sind die Zielkunden und Zielgruppen für unsere Produkte und Dienstleistungen klar definiert?
Marktpotenzial: Sind alle potenziellen Zielkunden, Key Accounts und Multiplikatoren erfasst und quantitativ und qualitativ bewertet?
Personalmarketing: Ist eine mittel- und langfristige Strategie zur Bindung von Top-Leistungsträgern vorhanden?
Vertriebsorganisation: Sind die Vertriebsprozesse erhoben und bekannt?
Information – CRM: Ist das CRM-System optimal für unsere Vertriebsprozesse angepasst?
Kundenbeziehungsmanagement: Haben wir einen standardisierten Prozess der Kundenaktivierung im Vertrieb implementiert?
Leadmanagement: Generieren wir ausreichend neue Kontakte, um unseren Vertrieb mit der notwendigen Anzahl von Interessentenanfragen zu unterstützen?
Rekrutierung/Auswahlprozess: Besteht ein unternehmensspezifisches Anforderungsprofil für Mitarbeiter im Vertrieb?
Personalentwicklung im Vertrieb/Qualifizierung: Sind die für die Erreichung der Vertriebsziele notwendigen persönlichen Kompetenzen ermittelt und dokumentiert?
Motivation/Identifikation: Bietet das Unternehmen monetäre Anreizsysteme?
Verkaufskompetenz: Sind die für die Erreichung der Vertriebsziele notwendigen persönlichen Kompetenzen ermittelt und dokumentiert?
Vertriebssteuerung: Ist der Zielvereinbarungsprozess definiert? Wird dieser von Vorgesetzten und Mitarbeitern gemeinsam erarbeitet und nicht direktiv vorgegeben?
Vertriebsreporting: Werden Terminquoten, Nettovertriebszeit, Angebotsforecast, Abschlussquoten, aktuelle Zielerreichungsgrade gemessen und mit den Zielen abgeglichen?
Führungsinstrumente: Finden regelmäßige Mitarbeitergespräche statt (Zielvereinbarung, Jahresgespräche, Entwicklungsgespräche)?
Führungskompetenz: Sind die erforderlichen Führungskompetenzen, die für die Erreichung der unternehmerischen Ziele benötigt werden, bekannt und klar definiert?
Wie ist der Ablauf eines Audits in der Praxis?
Die Erhebung findet online statt, und kann auf einer Basis bis zu einer 360 Grad Betrachtung durchgeführt werden, in der die Geschäfts,- Vertriebsleitung sowie die beteiligten Außendienstmitarbeiter und weitere Stakeholder einbezogen werden. Im ersten Schritt wird ein Ampelreport erstellt.
Beispielhaftes Ergebnis Vertriebsausrichtung
Ergebniszusammenfassung:
In einem Auditworkshop werden mit einer speziell entwickelten Moderationstechnik die 80 Themenfelder visualisiert und bereits die ersten Quickwins erarbeitet. Die Geschäftsleitung erhält anschließend einen ausführlichen Qualitätsbericht in Form eines Vertriebsgutachtens.
Welche Faktoren aus einem Vertriebsaudit sind maßgeblich, um die Vertriebsperformance und die Vertriebseffizienz zu verbessern/zu steuern?
Unternehmen unterschätzen oft die tatsächliche Komplexität des Vertriebs. Der am weit verbreitetste Reflex ist, wenn die Performance nicht zufriedenstellend ist, dass man mal wieder einen Guru holt, um die Leute zu motivieren oder ein Training zu machen. Häufig ist man danach unzufrieden, weil das Seminar mal wieder keinen positiven Einfluss auf die Umsatzzielerreichung hatte.
Die Vertriebsuhr läuft nur dann erfolgreich, wenn alle Zahnräder ineinandergreifen. Die Funktionsweise einer Uhr ist jedoch sehr kompliziert. Sie besteht aus Stundenrad, Minutenrad, Feder und Federhaus, Anker, Ankerrad und Unruh. Deshalb müssen im Vertrieb, die im Audit untersuchten 16 Vertriebsdimensionen alle auf den Prüfstand gestellt werden. Trotzdem gibt es mit dem Reporting eine Dimension, die sich bei der retrospektiven Analyse als besonders wichtig herauskristallisiert hat.
Vorteile des Vertriebsaudits
- Kennenlernen der wichtigsten Handlungsfelder zur Steigerung der Effizienz Ihrer Vertriebsorganisation
- Schaffung eines hohes Commitments im Change-Prozess durch die Einbeziehung aller Hierarchieebenen
- Erstellung eines konkreten Handlungsplans zur Steigerung der Vertriebsperformance