Vertriebseffizienz als Wettbewerbsvorteil

Vertriebseffizienz stellt für Unternehmen einen zentralen Wettbewerbsvorteil dar. Diesen Zusammenhang haben viele Unternehmen – gerade im Mittelstand -noch nicht verinnerlicht. Wie kann die Effizienz erhöht werden und was können Unternehmen von Spitzenvertrieben lernen?

Eine umfassende Auditierung unter Einbeziehung des gesamten Unternehmens kann als Basis für nachhaltige vertriebsorganisatorische Veränderung dienen.

Der Vertrieb ist eine wichtige Lebensader des Unternehmens. Gleichzeitig unterliegt er beständigem Erfolgsdruck und steht vor immer anspruchsvolleren Aufgaben. Ständige Weiterentwicklung und Optimierung ist angesagt. Oft werden Verbesserungen aber als Einzelmaßnahmen angepackt und die Weiterentwicklung auf kurzfristige Erfolge ausgerichtet. Das führt zu Überforderung und Frustrationen der Vertriebsmitarbeiter. Zumal die Verantwortung für unbefriedigende Ergebnisse oft eindimensional bei der Vertriebsmannschaft gesucht wird.

In einem Fünftel der Unternehmen gibt es noch immer keine gesetzten Ziele für die Effizienzsteigerung der Vertriebsmannschaft. Damit bleibt unerkanntes Potenzial der Mitarbeiter brach liegen. 25 bis 30 Prozent potenzielle Effizienzsteigerung geht verloren. Nur elf Prozent ihrer Zeit verbringen Verkäufer mit aktivem Verkaufen, nur neun Prozent mit der Neukundenakquise (Quelle: Proudfoot Vertriebsstudie 2006). Die meiste Zeit wird mit Verwaltungstätigkeiten und Innendienstaufgaben verbracht. Das hat zwei Gründe: Einerseits stimmt die Organisation nicht, das heißt die Aufgabenverteilung zwischen Außendienst und Innendienst ist nicht transparent. Andererseits laden sich manche Verkäufer diese Aufgaben auf den Schreibtisch, um dem direkten Kontakt mit den Kunden auszuweichen. Auf diese Art gewachsene vertriebliche Strukturen und Handlungsweisen werden dann meist nicht mehr in Frage gestellt. Mangelnde Flexibilität und Ineffizienzen sind die zwangsläufige Folge.

Viele Vertriebsmitarbeiter gehen trotz des hohen Arbeitszeitanteils im Büro ungenügend vorbereitet in den Kundenkontakt. Im Vorfeld klar definierte und mit dem Innendienst sauber vernetzte Vertriebsprozesse fehlen. Das trägt Unsicherheit ins Kundengespräch und kann nur bei außerordentlicher Verkäuferpersönlichkeit aufgefangen werden. Schulungen – vor allem in Verkaufstechniken – können Potenziale heben und Defizite auffangen.

Vertriebserfolg durch gutes Netzwerk im Unternehmen

Ein erfolgreicher Vertrieb benötigt auch ein gutes Netzwerk im Unternehmen. Klare Aufgabenteilung und –definition sind unerlässlich. Führungskräfte haben die Aufgabe, den Vertriebsprozess klar auszuformulieren, so dass der Innendienst administrative Aufgaben erledigt, Kundenanfragen bearbeitet und den Außendienst tatsächlich unterstützt. Gerade bei der Vorbereitung des Kundentermins – eine typische Schwachstelle im Vertrieb – kann ein starker Innendienst unterstützend zuarbeiten.

Die Untersuchungen des Deutschen Instituts für Vertriebskompetenz und seiner Berater untermauern die These, dass nachhaltiger Vertriebserfolg immer auf dem Zusammenspiel zwischen dem Faktor Mensch und der Organisation im Unternehmen basiert. Ein exzellenter Vertrieb ist der Garant für die  Wettbewerbsvorteile von morgen.

Was bedeutet dies für die Vertriebsverantwortlichen, die Führungskräfte und die Mitarbeiter eines Unternehmens? Welche Voraussetzungen müssen erfüllt sein, dass die Unternehmen und Mitarbeiter von einer Leistungs- und Vertriebsentwicklung profitieren, die sich messbar in steigenden Verkaufszahlen niederschlägt?

Um diese Voraussetzungen zu klären gibt es mittlerweile im auch im Vertrieb ein systematisiertes Verfahren, das Vertriebsaudit.

Als Audit (lateinisch audire, hören; audit, er/sie/es hört; auch als Anhörung übersetzt) werden allgemein Untersuchungsverfahren bezeichnet, die dazu dienen, Prozesse hinsichtlich der Erfüllung von Anforderungen und Richtlinien zu bewerten. Dies erfolgt häufig im Rahmen eines Qualitätsmanagements.

Das Vertriebsaudit ist eine systematische Einschätzung (Untersuchung) von Kompetenzen, Potentialen, Strukturen und Rahmenbedingungen des Vertriebs, im Hinblick auf den strategischen Erfolg des Unternehmens.

Ziele eines Vertriebsaudits

Bei einem Vertriebsaudit handelt es sich nicht um ein Instrument der Eignungsdiagnostik, sondern um einen Prozess, bei dem zahlreiche Instrumente eingesetzt werden. Dieser Prozess beginnt mit der gründlichen Analyse der Ist-Situation. Ziele sind die Verbesserung der Vertriebseffizienz und die objektive Bestandsaufnahme als Basis für nachhaltige vertriebsorganisatorische Veränderungsprozesse.

Das Vertriebsaudit wurde in Deutschland als Erhebungsverfahren und als Bewertungsinstrument für die Geschäftsleitung entwickelt. In den vergangenen Jahren wurden die Audits in Form von Interviews durchgeführt und durch Fragebögen unterstützt und validiert. Das Deutsche Institut für Vertriebskompetenz hat ein neues Verfahren entwickelt, das die Erhebung systematisiert in einer 360 Grad Erhebung vornimmt.

Einsatzmöglichkeiten des Vertriebsaudit

Vertriebsaudits werden in folgenden Situationen eingesetzt:

  • Strategische Neuausrichtung
  • Wechsel in der Vertriebsleitung / Geschäftsführung
  • Unternehmenszusammenschlüsse
  • Umstrukturierungen
  • Performancesteigerungen

In derartigen Situationen tragen Vertriebsaudits zur besseren Vertriebsplanung und Steuerung bei.

Typischer Ablauf eines Audits am Beispiel des Vertriebsaudits 360© in der Praxis

Das Vertriebsaudit 360© analysiert den Mitteleinsatz im Vertrieb auf der Basis einer 360 Grad Untersuchung. Der Status Quo des Audits zeigt die Handlungsfelder in denen die Vertriebsleiter oder Geschäftsführer tätig werden müssen. Im ganzheitlichen Vertriebsaudit 360© werden sowohl Management, Vertriebsleiter, die beteiligten Mitarbeiter – und bei Bedarf auch interne oder externe Kunden – involviert.

Folgende Kernpunkte werden im Vertriebsaudit 360© gezielt untersucht:

  1. Vertriebsausrichtung
  2. Vertriebsorganisation
  3. Führung
  4. Mitarbeiter

Zur Bewertung der vier Kernpunkte werden weitere 16 Vertriebsdimensionen  untersucht.

Die Testabschnitte des Vertriebsaudit 360

Die Testabschnitte des Vertriebsaudit 360

Merkmale des Vertriebsaudit 360©, die zur Analyse herangezogen werden.

Es gilt die Kompetenzen der Mitarbeiter und die Effektivität der Vertriebsorganisation hinsichtlich der strategischen Ausrichtung “unter die Lupe” zu nehmen und zu diagnostizieren. Im ganzheitlichen Vertriebsaudit 360©  werden sowohl Management, Vertriebsleiter, die beteiligten Mitarbeiter und bei Bedarf auch interne oder externe Kunden involviert. Alle Beteiligten beantworten einen Online-Fragebogen, der die Grundlage für die Analyse ihrer Vertriebsorganisation ist.

Mit dem Ergebnisbericht des Vertriebsaudits 360© erhalten die Unternehmen eine präzise Analyse ihrer derzeitigen Vertriebsperformance, sowie konkrete Ansatzpunkte für die Weiterentwicklung und Verbesserung ihrer Vertriebskompetenz.

In einem anschließenden eintägigen Workshop werden die Stärken und Schwächen des Vertriebes herausgearbeitet und Maßnahmen für die Steigerung der-Vertriebsperformance entwickelt.